Excel ou logiciel de gestion de flotte : à partir de quand changer ?
Un tableur suffit pour quelques véhicules. Passé un certain stade, il devient un risque. Voici les signes qui montrent qu'il est temps de passer à un vrai logiciel de gestion de flotte.
Presque toutes les flottes commencent sur Excel. C'est gratuit, tout le monde sait s'en servir, et pour trois ou quatre véhicules ça tient la route. Le problème arrive plus tard, sans prévenir, quand le parc grossit et que le tableur se met à coûter plus de temps qu'il n'en fait gagner.
Pourquoi Excel finit par coincer
Un tableur ne prévient de rien. Il ne vous rappelle pas qu'un contrôle technique arrive à échéance, il ne calcule pas tout seul le coût d'un véhicule, et il ne se met pas à jour quand un collègue travaille sur sa propre copie du fichier. Au bout d'un moment, plus personne ne sait quelle version fait foi.
Les signes qu'il faut passer à un outil
- Vous avez déjà raté une échéance (contrôle technique, assurance, révision) à cause d'un oubli dans le fichier.
- Plusieurs personnes éditent le tableur et les versions ne sont plus synchronisées.
- Vous passez des heures chaque mois à recompiler des chiffres au lieu de les lire.
- Vous ne savez pas dire, sans calculer, quel véhicule de votre parc coûte le plus cher.
- Le suivi de l'entretien et des sinistres se perd entre les onglets et les e-mails.
Ce qu'un logiciel apporte qu'un tableur ne peut pas
Un logiciel de gestion de flotte fait le travail qu'un tableur laisse à votre charge. Il vous alerte avant chaque échéance, garde un carnet d'entretien par véhicule, calcule le coût total de possession sans que vous touchiez à une formule, et reste accessible à toute l'équipe au même endroit, sur ordinateur comme sur mobile. La géolocalisation et le suivi du carburant viennent compléter le tableau quand vous en avez besoin.
À partir de combien de véhicules basculer ?
Il n'y a pas de seuil magique, mais en pratique la bascule se justifie souvent autour de dix à quinze véhicules, ou plus tôt si plusieurs personnes gèrent le parc. Le vrai déclencheur, ce n'est pas le nombre de lignes dans votre fichier, c'est le moment où une erreur d'oubli commence à coûter de l'argent. Fleeticia est pensé pour faire cette transition simplement, avec un import de votre flotte existante en quelques minutes.
Cet article est informatif.